Voyager, c’est partir à la découverte du monde, mais aussi embarquer avec soi une multitude de documents indispensables : passeport, carte d’identité, billets d’avion, réservations d’hôtels, etc. La gestion de ces papiers peut vite devenir un véritable Tetris, en particulier lorsque les autorités exigent des justificatifs précis. Par exemple, pour un visa vacances-travail en Australie, il faut prouver la disponibilité de fonds suffisants, tandis qu’entrer aux États-Unis impose parfois de présenter un ticket de vol retour.
Pour éviter les nœuds au cerveau, le premier réflexe à adopter est de lister tous les papiers importants, de les réunir puis de créer des copies. Mais comment s’organiser ? Le format PDF offre une solution efficace : il permet de scanner, fusionner et structurer vos fichiers essentiels. Combiné à un bon système de stockage, il facilite l’accès à vos informations et sécurise vos déplacements. Explorons ensemble les meilleures pratiques pour voyager en ayant l’esprit tranquille.
Les documents essentiels à numériser avant un voyage
Pendant les préparatifs d’un voyage, certains papiers semblent évidents à emporter, comme le passeport, mais d’autres peuvent être facilement oubliés. Pour partir l’esprit léger et anticiper toute situation imprévue (vol ou perte), voici la liste des documents essentiels à numériser avant le départ.
Passeport et carte d’identité
Si le passeport, Saint Graal des voyages hors Europe, est suffisant pour passer les frontières, il est recommandé d’avoir une deuxième pièce d’identité. Certains établissements, comme les bars à Brisbane en Australie, peuvent demander une preuve additionnelle avec signature. S’il y a bien deux documents à scanner, ce sont ceux-là. De plus, disposer d’une copie numérique facilitera les démarches auprès de l’ambassade pour obtenir une autorisation provisoire, en cas de vol ou de perte.
Visa et ETA
Tout comme vous ne rentreriez pas chez vos voisins sans y être invité, certains pays exigent un visa ou une autorisation de voyage. Si de nombreuses destinations n’imposent pas de papiers spécifiques pour des séjours de moins de 30 à 90 jours, d’autres rendent cette formalité obligatoire dès l’arrivée. Ayez toujours une copie de votre visa ou ETA (Electronic Travel Authorization) sur vous afin d’éviter tout contretemps à la frontière.
Assurance Voyage
Si l’Europe a une bonne couverture médicale, ce n’est pas le cas de tous. Aux États-Unis, une simple course en ambulance peut coûter jusqu’à 1 200 $. Une assurance voyage est plus que recommandée pour tout séjour. Un accident ne prévient jamais, alors mieux vaut vagabonder l’esprit tranquille. Certaines destinations, comme le Canada, peuvent même exiger une preuve d’assurance à l’entrée du territoire. Numérisez votre contrat par précaution et gardez-en une copie accessible.
Carnet de vaccination
Pour les escapades en Asie, en Afrique ou en Amérique du Sud, il est fréquent que certains vaccins soient obligatoires. Le carnet de vaccination sert alors de preuve et peut être demandé à votre entrée sur le territoire. Une copie numérique vous permettra d’en disposer rapidement en cas de besoin.
Ordonnance médicale
Une grande partie des frontières n’acceptent pas un volume de médicament élevé (pas plus de trois mois de dose) sans justificatif médical. Que ce soit pour les expatriés, les longs déplacements à l’étranger ou un tour du monde, une ordonnance en règle est indispensable. Dès que votre médecin vous la délivre, numérisez-la ! Elle vous évitera tout souci lors des contrôles aéroportuaires, mais elle vous permettra aussi de retrouver ou de commander un traitement plus facilement, lors d'une consultation à l'étranger ou en consultation vidéo.
Permis de conduire
Si vous souhaitez louer un véhicule pendant votre séjour, pensez à scanner votre permis de conduire national et/ou international. Pour obtenir un permis international, il faut faire une pré-demande en ligne.
Si vous n'avez pas eu le temps de demander votre permis international, effectuez une demande de traduction NAATI (National Accreditation Authority for Translators and Interpreters) sur un site officiel et placez le format numérique dans un dossier approprié.
Attention : le permis international ne remplace pas l’original. Gardez toujours les deux permis avec vous.
Billet d’avion et preuve de réservation
Que ce soit pour un vol ou une nuitée d’hôtel, conservez une trace de toutes vos réservations en PDF. En cas de besoin, ces documents prouvent vos dates de séjour et peuvent être demandés par les autorités lors de votre arrivée.
Preuve de moyen financier
La preuve de moyen financier, c’est le papier que personne ne pense à prendre. Néanmoins, il est très important, en particulier pour un PVT (programme vacances-travail) en Australie, ou un ESTA (Electronic System for Travel Authorization) aux États-Unis. Cette preuve indique aux autorités que vous avez les ressources nécessaires pour subvenir à vos besoins pendant l’intégralité du séjour. Que ce soit une déclaration sur l’honneur ou un relevé de vos comptes bancaires, numérisez ce papier et enregistrez-le en PDF.
Voici le dossier PDF que j'embarque avec moi pour mon prochaine voyage :
Photos des docs ou PDF ?
Est-ce qu’une photo suffit ? Quelle est la différence entre le format JPEG et PDF ? Pour vous y retrouver, voici un tableau comparatif pour vous aider à choisir votre format :
Le format photo ne convient pas aux documents avec des écrits. La qualité sera meilleure en PDF, et certains organismes demandent les envois exclusivement dans ce format.
Favoriser toujours le PDF pour les pièces importantes !
Les fonctions utiles avec un PDF
Les fichiers PDF se démarquent par leur polyvalence. Ils offrent plusieurs fonctions pratiques lors d’un voyage.
Création & Conversion
Créer un PDF peut avoir de multiples facettes allant du dossier simple à des formulaires interactifs. En ce qui concerne la conversion, elle fonctionne dans les deux sens. Il est possible de transformer des formats tels que Word, Excel, PowerPoint, ou images en PDF, et inversement.
Modification & Amélioration
Que vous soyez un professionnel en déplacement ou un voyageur régulier, la fonctionnalité la plus intéressante est sûrement la possibilité de modifier le PDF.
Avec des outils, vous pouvez :
Ajouter, supprimer et déplacer des pages ;
Remplir des formulaires ;
Modifier le contenu et les images ;
Effectuer des annotations, surligner ou souligner du texte ;
Joindre des commentaires ;
Compresser des fichiers ;
Intégrer des éléments multimédias ;
Rechercher des mots clés.
Organiser les documents
Restez organisé en nommant et classant vos PDF comme vous le feriez dans votre bureau. Vous pouvez fusionner plusieurs fichiers ou à l’inverse, les diviser pour en extraire des pages spécifiques. Par la suite, vous devrez les répartir dans différents dossiers pour garantir une gestion optimale.
Sécuriser et protéger ses informations
À l’ère du digital, la protection de vos documents est la priorité.
Le format PDF propose plusieurs options :
Préserver vos fichiers avec un mot de passe ;
Chiffrer les informations sensibles ;
Ajouter un filigrane ou des droits d’auteur.
Les outils d’aide à l’utilisation des PDF ne manquent pas sur Internet. Il existe des outils gratuits pour les fonctions de base, mais, pour avoir accès à une infinité d’options, il faut souvent passer par des plateformes payantes.
Vous pouvez, par exemple, tester PDF GURU, une plateforme en ligne complète proposant plus de 35 dispositifs pour gérer vos fichiers. Vous pouvez ainsi créer, éditer, convertir, fusionner, compresser, diviser, signer électroniquement et protéger vos dossiers. L’interface est intuitive pour les internautes. L’essai de l’ensemble des fonctionnalités dure 7 jours pour 0,99 €, puis passe à 49,99 €/mois pour une utilisation régulière. Pensez à bien vous désabonner 24 h avant la fin de l’essai si vous ne voulez pas être facturé mensuellement. Pour scanner vos documents avec la caméra de votre téléphone, vous pouvez télécharger l’application ScanGuru (Android, IOS, Windows Phone). Il existe une version gratuite, suffisante pour la numérisation des papiers, et une payante pour plus d’options.
Gérer son itinéraire de voyage grâce aux PDF
Tracer l’itinéraire de son périple peut vite devenir un vrai casse-tête : hébergements, vols, activités, etc. Pour vous organiser, créez un document PDF rassemblant toutes les étapes de votre trajet, avec les réservations associées. Agrémentez-le avec des cartes, des informations pratiques et, pourquoi pas, des checklists ?
En bref, vous pourrez faire un carnet de route digne d'une agence de voyage, avec des numéros de pages et même un sommaire ! Un vrai bonheur pour les maniaques de l'organisation et de la planification en voyage.
Ce sésame en plusieurs pages, pourra ainsi être partagé avec vos co-voyageurs dans le cadre d’un séjour en groupe !
Exemple d’organisation : Créez un dossier voyage qui rassemble "le carnet de route", ainsi qu’un autre contenant le duplicata de tous les papiers importants (passeport, relevé bancaire, visa, etc.).
Stocker et sécuriser ses fichiers PDF
Pendant nos déplacements, la protection et l’accessibilité à vos documents numériques sont primordiales. Mais comment les stocker en toute sécurité ? Deux grandes options s’offrent à vous : les supports physiques et les services en ligne. Chacune présente ses avantages et ses limites.
Placer ses fichiers sur support physique
Les supports physiques, tels que les disques durs externes et les clés USB, ont longtemps été les seules solutions pour sauvegarder ses données. Aujourd’hui encore, ils séduisent par leur simplicité d’utilisation et leur sécurité face aux cyberattaques : un disque dur non connecté ne peut être piraté. En plus, ils permettent un accès immédiat, sans nécessiter de connexion Internet.
Cependant, ces supports présentent plusieurs limites. Ils peuvent être perdus, volés ou endommagés, un choc ou une chute dans l’eau, et toutes vos données risquent de disparaître. D’autre part, leur capacité de stockage est fixe et, dans le cas des clés USB, la possibilité d’une défaillance technique n’est pas à négliger.
Le must : avoir une copie sur un support physique, et une autre, enregistrée sur "un cloud".
Enregistrer ses dossiers en ligne
Les plateformes de stockage en ligne se multiplient, et beaucoup proposent des offres gratuites : Google Drive, Dropbox, OneDrive, Digiposte, pour n’en citer que quelques-unes. Leur principal atout réside dans l’accessibilité : vos fichiers PDF sont disponibles à tout moment, depuis n’importe quel appareil connecté à Internet. En cas de perte ou de vol de vos affaires, et même de votre téléphone, vos documents restent donc à portée de main.
Pour y voir plus clair, ci-dessous un tableau comparatif qui peut vous permettre de prendre une décision parmi les 4 plateformes mentionnées :
Autre argument pour les plateformes de stockages : vous pouvez aussi y créer des dossiers pour stocker vos photos de voyage.
Format PDF : à savoir
Un PDF (Portable Document Format) est un format de fichier créé par Adobe pour garantir qu'un document s'affiche et s'imprime toujours de la même manière, quel que soit l'appareil ou le logiciel utilisé. Il est largement utilisé pour partager des documents officiels, des manuels, des factures, des formulaires ou encore des e-books.
Pourquoi utiliser un PDF ?
Format universel : Un PDF peut être ouvert sur n’importe quel appareil (ordinateur, smartphone, tablette) sans modification du contenu.
Mise en page fixe : Contrairement aux fichiers Word ou aux pages web, un PDF conserve sa mise en forme, peu importe l’écran.
Sécurité : On peut protéger un PDF avec un mot de passe ou empêcher les modifications et impressions.
Compatible avec la signature électronique : Idéal pour signer des contrats à distance.
Facile à compresser : Permet de réduire la taille des documents pour un envoi rapide par e-mail.
Comment ouvrir un fichier PDF ?
Un PDF peut être lu avec :
Adobe Acrobat Reader (logiciel officiel, gratuit)
Google Chrome, Firefox, Edge, Safari, etc. (les navigateurs internet ouvrent les PDF sans logiciel supplémentaire)
Applications mobiles (Google Drive, Adobe Acrobat, Xodo, etc.)
Comment créer un fichier PDF ?
Convertir un document Word, Excel ou PowerPoint en PDF (option "Imprimer en PDF") : Attention, vous perdrez les liens hypertexte en utilisant cette méthode.
Scanner un document avec une app comme Adobe Scan ou CamScanner.
Utiliser des outils en ligne
Je vous recommande d'ailleurs de vous empresser d'ajouter ma Check-list de voyage PDF à vos documents !
Commentaires